VOUS SEREZ PRÊT POUR LE RGPD

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Triez et sécurisez vos données pour plus de compétitivité

La transition numérique accroît considérablement le volume de données qu’est en capacité de traiter une entreprise. Elles constituent une source de compétitivité et d’efficacité si elles sont gérées et sécurisées judicieusement. Un texte de loi encadrait depuis 1995 l’exploitation et le traitement des informations personnelles. Seulement, pour s’adapter à l’explosion du numérique et à la volumétrie des datas, un nouveau règlement a été voté en 2016. Le Règlement sur la Protection des Données Personnelles au niveau européen, dicte les droits et obligations de chacun en matière de données. Vous avez obligatoirement entendu parler de ce sujet ces derniers mois, il fait l’objet de nombreuses interrogations. SOeMAN voulait alors rassurer et informer sa communauté de lecteurs, sur la mise en application de ces nouvelles normes et les points positifs du RGPD.

 

Que faut-il savoir sur le RGPD ?

Le RGPD fixe un cadre sur l’utilisation de données personnelles par une entreprise. Une donnée personnelle correspond à toute information permettant d’identifier une personne physique, de manière directe (donnée nominative) ou indirecte (ex : n° client). Le règlement permet aux citoyens européens de contrôler l’usage de leurs données et ainsi de se protéger contre une utilisation abusive ou illicite. L’objectif de ce texte est également d’harmoniser les lois sur la protection de la vie privée dans tous les états membres de l'UE.

Toute organisation publique ou privée, qui traite des données personnelles devra se conformer aux nouvelles normes RGPD d’ici le 25 mai 2018.

Le règlement ne fait aucune exception, TPE, PME, ETI, startups ou grands groupes devront se mettre à jour, dès lors :

  • Que l’entreprise est établie sur le territoire de l’Union européenne
  • Et que son activité cible directement des résidents européens

Toutefois si les données personnelles ne sont pas au cœur de votre activité, les moyens à déployer pour vous conformer seront moins importants !

Les obligations à respecter en matière de données seront par exemple :

  • Obtenir l’accord des intéressés pour collecter et stocker leurs informations personnelles,
  • Exploiter ces données pour des finalités explicites et légitimes en rapport avec le service rendu. Vous devez dans le même temps, garantir leur sécurité et permettre leur effacement automatique une fois le délai légal de conservation des expire,
  • Offrir la possibilité à chacun de refuser le profilage, qui repose sur un traitement automatisé de ces données par un algorithme,
  • Notifier la CNIL dans les 72 heures, en cas de vol de données.

 

Comment mettre en œuvre ces obligations ?

Selon, la CNIL et BPI, 4 actions sont à mener pour respecter les normes RGPD :

  • Recensez vos fichiers: Identifiez les activités qui recueillent et traitent des données. Déterminer l’objectif de la collecte, les catégories et la durée de conservation des données.
  • Triez ses données: Vérifiez que les données sont nécessaires à votre activité.
  • Respectez les droits des personnes: Informez vos clients ou collaborateurs avec des mentions. Ces mentions devront expliquer :
    • Le but de votre collecte (ex : Personnaliser nos offres),
    • Ce qui vous autorise à traiter ces données,
    • Comment vous avez accès aux données (ex : grâce au formulaire de contact client),
    • La durée de conservation (ex : 5 ans),
    • Les modalités selon lesquelles les personnes concernées peuvent exercer leurs droits (ex : désabonnement, ne plus faire partie de leur banque de données, etc.)
  • Sécurisez vos données: Mettez à jour vos antivirus et logiciels et changez régulièrement  vos mots de passe

 

RGPD : une opportunité de communiquer auprès de vos clients

Les consommateurs deviennent plus soucieux de l’exploitation de leurs données. Respectez le RGPD vous permettra alors de renforcer la relation de confiance établis avec vos clients et de faciliter la collaboration. Être aux normes pourra améliorer votre image de marque et devenir un avantage concurrentiel important d’ici quelques mois.

Pour cela soyez transparent vis-à-vis de vos clients sur la manière dont vous exploitez leurs données. Inscrivez clairement leurs droits en termes de rectification, d’opposition ou encore de désinscription dans votre communication

L’obligation de maintenir vos fichiers à jour et de ne collecter que les données dont vous avez réellement besoin vous permettra de gagner en efficacité et en performance.  Assurez-vous que les données collectées servent bien l’objectif prévu. Améliorez vos pratiques en éliminant dans vos formulaires de contact les informations inutiles et définissez qui doit avoir accès

 

Est-il compatible avec vos outils CRM ?

Le règlement a été conçu pour sécuriser votre vie privée, celle de vos clients, fournisseurs et collaborateurs.

Vous pouvez faciliter votre démarche RGPD grâce à des outils CRM, qui permettront :

  • La centralisation, sauvegarde et hiérarchisations de vos données.
  • La gestion des demandes d’accès, de suppression ou de consentement de manière automatique.
  • La sécurisation de vos données
  • Une gestion simple des doublons

De son côté, SOEMAN aura réalisé toutes les actions nécessaires pour que son CRM soit complètement conforme le 25 mai prochain. Nous sommes engagés dans la sécurisation des données de nos clients sur l’interface. Cependant, il est important de souligner que lorsque nos clients saisissent des données à caractère personnels, pour le compte de leur entreprise, ils agissent en tant que responsable du traitement de ces données. Il vous faudra inclure au quotidien la mise à jour de vos données en respectant le processus expliqué dans cet article.  

 Découvrez un outil pour accompagner vos équipes dans cette démarche : SOeMAN CRM

 

 

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