L’accompagnement des collaborateurs au cœur de l’automatisation des processus RH

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Les RH, enjeux stratégiques de la fonction et révolution

La fonction RH a, pendant de nombreuse années, été rattachée à la gestion des tâches administratives. Aujourd’hui, cette fonction a pris une dimension stratégique au sein de l’entreprise, ce qui révolutionne le métier des RH et met fin aux aprioris concernant le travail administratif.

En effet, pour faire face aux obstacles des marchés, la montée en compétences et la gestion des talents devient un axe à ne plus négliger pour les entreprises. Ainsi, pour apporter une réponse à cette évolution, il devient nécessaire d’automatiser un certain nombre de processus RH dont l’objectif premier est de réduire les tâches administratives afin de mieux répondre à l’accompagnement des collaborateurs dans leurs parcours professionnel.

La nécessité d’automatiser les tâches administratives

Une grande partie des activités des RH concerne l’administration des collaborateurs. Ainsi, le suivi des évolutions des contrats, des conventions collectives, le renouvellement des habilitations, des visites médicales, les déclarations ainsi que la gestion de la paie rythment les journées des départements RH. Ces activités, à faible valeur ajoutée, prennent beaucoup de temps, d’autant plus qu’elles sont souvent gérées via une multitude de tableau Excel. Ces derniers doivent être gérés à la main et ne permettent pas de mettre en place des rappels afin de n’oublier aucun évènement. La fiabilité de ces sources n’est donc pas certaine et le risque d’erreur ou d’oubli est trop important.

Il devient donc nécessaire, pour soulager le travail des RH sur les tâches chronophages et les permettre de dégager plus de temps sur les activités à plus forte valeur ajoutée tel que le suivi de la montée en compétence avec la création du plan de formation, de se doter d’outils permettant d’automatiser ces dernières.

Certains processus RH sont aussi concernés par cette automatisation

De même, les tâches administratives ne sont pas les seules à être concernées par cette automatisation. Un large panel de processus de la fonction RH est aussi concerné. Ainsi, les campagnes d’entretien professionnels, les phases de recrutement, les plan de prévention des risques ou encore la préparation des réunions avec les instances représentatives sont des activités qui ont pris de l’importance au cours de ces dernières années et demandent du temps pour une gestion efficace. Les RH doivent alors dégager du temps, souvent pris par la gestion des tâches administratives, pour gérer ces activités à plus forte valeur ajoutée et dont certains axes peuvent aussi êtres automatisés.  

Les logiciels de gestion de la paie répondent (en parti) à ce besoin

Une première réponse a été apportée avec les logiciels de paie. Ces derniers permettent notamment de gagner du temps sur l’édition des bulletins de paie et des autres tâches récurrentes liées à la gestion de la paie. De même, la mise en place d’un outil spécifique à cette gestion permet de diminuer les risques d’erreur générés par la ressaisie des informations sociales et de gagner ainsi en réactivité. Ces outils permettent aussi d’assurer la maîtrise des données sociales des entreprises grâce à une source fiable et évite ainsi la perte de fichier.

En revanche, la mise en place d’une solution spécifique à la gestion de la paie ne s’avère pas suffisante pour répondre à la palette de travail du département RH. Il arrive que ces outils proposent d’autres modules de gestion RH mais ces derniers ne répondent pas toujours à l’ensemble des besoins des entreprises, tout simplement parce que la gestion des RH ne fait pas parti du cœur de métier de ces logiciels.

D’autres solutions, rattachées aux SI des entreprises permettent de compléter les logiciels de paie, par l’automatisation des tâches et processus chronophages

Il existe donc des solutions permettant de gérer l’ensemble des besoins de gestion des RH, qui complètent les apports venant des logiciels de paie. Ces solutions, intégrées au SI des entreprises, permettent notamment de mettre en place des alertes sur des échéances telles que le renouvellement des habilitations, les fins de contrats ou encore sur le renouvellement des visites médicales. Ainsi, l’organisation des processus RH se voit facilitée et les collaborateurs du département peuvent dégager du temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée. La gestion des échéances, gérée par ces solutions, permet donc la suppression de la multitude de fichiers Excel, d’assurer la fiabilité des données et l’encadrement des collaborateurs dans leur parcours professionnel.

Grâce à la mise en place de solutions de SIRH, la collaboration entre le service RH et l’ensemble des autres services est assurée, notamment par le partage des données depuis les SI. Ainsi, le service RH, point central entre la Direction, les Managers et les collaborateurs opérationnels, se voit être force de proposition dans les solutions d’innovation.

 Pour conclure, les informations des RH ne doivent plus être cantonnées au département RH et ont pour vocation d’être élargies aux équipes de management, dans le but d’offrir à l’entreprise les capacités pour gérer au mieux la performance. Ainsi, le management opérationnel est impliqué dans la prise de décision et les équipes sont mieux encadrées. 

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