Les 8 étapes pour un bon management projet

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Le pilotage de projets, une organisation parfois complexe.

 

Que ce soit pour la conception d’un nouveau produit, la mise en place d’un outil ou encore dans la transformation (digitale) de l’entreprise, la gestion de projet accompagne les entreprises dans leurs évolutions et changements. Ainsi, en fonction de la maturité de l’entreprise à stimuler le travail en mode projet, celui-ci pourra être utilisé sur les projets de grande ou moyenne envergure.

Et même si dans plus de la moitié des cas, la qualité de « Chef de projet » ne fait pas partie de leurs attributions, 94 % des salariés affirment gérer des projets dans le cadre de leurs missions.

En revanche 51% d’entre eux avouent ne pas avoir recours à une méthode standard pour gérer leurs projets.

Voici donc quelques conseils pour mettre en place votre management projet.

 

          1. Contextualiser

Avant de se lancer dans un projet, il est nécessaire de comprendre l’environnement dans lequel il se trouve et d’identifier ainsi les besoins, le marché et les contraintes associées.

Bien évidemment, c’est le chef de projet qui doit s’atteler à la tâche pour ensuite définir sa stratégie et en faire part, par la suite, à son équipe.

 

           2Définir les objectifs

Après la contextualisation du projet, le chef de projet doit impérativement définir les objectifs qu’il souhaite faire atteindre à son équipe et ne pas perdre de vue ce point crucial dans la définition de sa stratégie.

Pour mettre en place ces objectifs, il peut s’appuyer sur la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et limité dans le Temps). Cette méthode permettra d’éviter les situations de stress car aujourd’hui, la fixation d’objectifs irréalistes figure dans le top 3 des situations les plus stressantes au travail (49%).

 

          3 Identifier les parties prenantes

Une fois les objectifs déterminés, le chef de projet peut commencer à construire sa stratégie. Et cette dernière passe aussi par l’identification des parties prenantes du projet. Sans parler de l’équipe de projet, les parties prenantes sont les personnes qui ne sont pas directement rattachées au projet mais qui pourront être mobilisées.

Par exemple, dans le cas de la mise en place d’un outil, il s’agira des collaborateurs et du fournisseur.

Il est donc nécessaire de bien prendre connaissance de toutes les parties concernées de près ou de loin par le projet car la communication qui en découlera sera différente selon les acteurs.

 

           4. Scinder le projet en phases

Afin d’avoir une vision d’ensemble sur l’avancement du projet, il est primordial de définir en amont les étapes qu’il faudra franchir et surtout à quel moment. La définition de ces étapes permettra de tracer le chemin idéal pour atteindre les objectifs fixés en fonction des potentielles difficultés rencontrées.

Ainsi, pour la mise en place d’un outil, il faudra définir les étapes de validation du cahier des charges, de mise à disposition de l’outil, de formation des équipes, etc.

 

         5. Répartir les rôles

Il s’agit ici de découper toutes les tâches à réaliser pour atteindre le résultat souhaité. Une fois ces tâches identifiées et répertoriées dans le temps, il faudra les affecter à chaque membre de l’équipe en fonction des compétences sollicitées dans la mise en œuvre de ces tâches ainsi que des disponibilités.

Le chef de projet devra alors attribuer une activité par personne afin de s’assurer qu’elles seront réalisées. Il ne pourra y avoir qu’un seul référent par tâche donnée pour avoir la garantie de son suivi et de sa réalisation.

Cette étape est d’autant plus importante puisque l’une des situations provoquant le plus de stress au travail est la mauvaise priorisation des tâches (51%). Il s’agira alors d’éviter le stress inutile dû au mauvais management projet et de donner de l’autonomie aux membres de l’équipe.

 

         6Allouer un budget et des délais

La définition du budget est un point clé du projet. Il va permettre de trouver l’angle sur lequel l’équipe va se placer pour mener à bien le projet tout en prenant en compte les contraintes administratives rattachées au projet.

Le chef de projet doit alors définir le budget ainsi que les délais et l’annoncer à son équipe avant de démarrer.

 

          7.  Mesurer l’avancement

Bien entendu, pour s’assurer que le projet se déroule correctement et dans les temps, il est impératif de mesurer son avancement :

-          Est-ce que les tâches ont été réalisées dans les délais et les jalons respectés ?

-          Les objectifs du mois ont-ils été atteints ?

-          L’équipe a-t-elle rencontré des difficultés ?

Il est important de se poser les bonnes questions pour disposer d’une bonne visibilité de l’avancement du projet afin d’anticiper les risques et d’ajuster si nécessaire certains paramètres (affecter des ressources, revoir les délais, réduire les coûts).

 

8.  Organiser des réunions

Une bonne coordination tout au long du projet sera le garant d’un projet maîtrisé. Pour cela, des réunions projet doivent être régulièrement organisées avec les équipes mobilisées. Elles seront essentielles pour alerter sur les difficultés rencontrées et identifier des solutions.

Aujourd’hui, seulement 31% des salariés ont recours à une méthode standard pour gérer leurs projets et seuls 44% d’entre eux se disent satisfaits du processus de gestion de projet dans leur entreprise. La mise en place d’un système de management projet est donc inévitable, elle permettrait d’abord la satisfaction de vos collaborateurs mais également de définir une véritable feuille de route et d’atteindre à coup sûr vos objectifs.

 

 Une bonne collaboration en mode projet est la clé du succès !

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