La transformation agile des PME grâce aux solutions digitales !

Introduction : la transformation agile est-elle une nécessité ?

La transformation agile des entreprises est devenue l’un des problématiques majeure des entreprises d’aujourd’hui. Et pour cause ! Une course effrénée à l’innovation couplée à un environnement toujours plus concurrentiel.

Mais avant de commencer les explications, définissons tout d’abord l’entreprise agile :

Une entreprise agile est une structure maximisant son adaptation aux contraintes du marché en optimisant ses processus internes et en anticipant les besoins de ses clients. Elle favorise ainsi la collaboration et l’innovation.

L’agilité en entreprise repose sur des concepts clés tels que l’autonomie des équipes, la flexibilité et la communication transversale, dans le but de maintenir sa compétitivité dans un environnement en mouvement. Pour y parvenir, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils tels qu’un CRM ou une IA.

Afin de conserver le niveau de productivité des équipes en réduisant le risque d’erreurs, ces entreprises mettent en lumière de nouvelles nécessités.

Pour répondre à ces nouveaux besoins, des solutions digitales font leur apparition. Les objectifs qui y sont associés sont divers : gain de temps, bannissement des tâches redondantes, conservation des données, …

A travers cet article, nous aborderons différentes solutions digitales facilitant le travail des équipes de l’entreprise agile. En premier lieu, nous aborderons la transformation agile d’un point de vue global à travers l’usage d’un planning partagé. Ensuite nous évoquerons la puissance des outils de travail collaboratifs à l’image du CRM, essentiel à une force de vente « agile ». Enfin, nous traiterons du potentiel d’un SMQ pour optimiser la démarche qualité sur vos différents segments.

Si vous souhaitez découvrir plus en détail comment s’opère la transformation agile des entreprises grâce aux solutions digitales, prenez trois minutes pour consulter l’article qui transformera votre entreprise à tout jamais !

Bonne lecture !

La transformation agile au service de la collaboration : le planning partagé

Qui dit entreprise agile dit forcément collaboration facilitée. Lorsque l’on travaille avec des équipes aux objectifs diversifiées et parfois séparée par la distance, il est nécessaire de pouvoir les fédérer autour d’un outil digital.

Prenons tout d’abord un exemple concret : votre entreprise décide de mettre en place un projet nécessitant la mise en commun des équipes commerciales et techniques.

Problème : les commerciaux sont sur le terrain et ne sont pas toujours en relation directe avec les équipes techniques. Conséquence : les mails et les échanges téléphoniques se multiplient et les deadlines peuvent être amenées à évoluer. La productivité de vos équipes s’en voit ainsi impactée.

Le planning partagé est une réponse pertinente à la problématique illustrée ci-dessus. En effet, il vous permet de visualiser votre emploi du temps, mais également celui des autres membres de l’équipe, voire de l’entreprise !

Les bénéfices du planning partagé sont divers :

Premièrement, vous pouvez planifier des rendez-vous ou réunion de travail à l’avance en étant certains de la disponibilité des participants. Inversement, il vous sera aisé de faire connaitre aux collaborateurs les segments où vous ne souhaitez pas être dérangé.

Ensuite, le planning partagé favorise l’apparition d’un sentiment d’intégration : en effet, être en capacité de visualiser le projet dans la globalité s’avère extrêmement stimulant pour vos équipes. Accéder à un regard sur les tâches des autres membres, permet réellement d’apprécier l’importance de ses missions.

Enfin, le planning partagé est également une bonne option pour décomposer les missions complexes et appliquer les modes de travail type Kanban. Cela permet d’établir des points de validation pour avancer en conformité avec les objectifs et les équipes.

Pour finir, cet outil permet de coordonner les deadlines pour s’assurer de finir les tâches simultanément.

La vision globale offerte par le planning partagé vous aide à mieux organiser vos journées et à éviter les conflits d’horaires. Cependant, le planning partagé n’apporte qu’une partie de la réponse attendue par l’entreprise agile dans la transformation de ses processus.

La transformation agile met aussi l’accent sur une collaboration stratégique. Qu’en est-il du partage des dossiers prospects ou clients au sein de vos équipes commerciales ? Comment s’assurer de conserver l’historique des propositions, des affaires conclues ou encore des emails échangés ?

C’est dans cette optique que nous aborderons notre deuxième outil collaboratif essentiel à une transformation agile réussie : le CRM !

La transformation agile au service de la force de vente : le CRM

Comme nous l’avons laissé entendre, l’équipe commerciale, par son côté « volatile » représente la fonction le plus grand besoin d’agilité au sein d’une entreprise. Il est essentiel pour les commerciaux d’être capable d’optimiser leur productivité en bannissant les tâches chronophages.

Passer sa journée au téléphone à joindre ses collaborateurs pour obtenir un fichier Excel ou transférer un mail est un mode de travail peu agile et très contraignant ! L’objectif de l’unité commerciale mobile est d’obtenir un accès prioritaire aux informations relatives à un prospect ou client. Il est ainsi en plein mesure de délivrer une performance commerciale optimisée en sa présence.

Pour répondre à cette problématique, le CRM apporte plusieurs éléments favorisant la transformation agile des équipes :

Lorsque vous rencontrez un prospect pertinent, il est tout de suite aisé de créer une fiche client collaborative et accessible pour tous. Les modifications opérées sont visibles en temps réel.

Cela nous amène au second point essentiel dans la gestion de la relation client : le CRM octroie un accès en temps réel au dossier prospect ou client comprenant ses coordonnées, sa solvabilité bancaire et l’état d’avancement de son pipe. Et ce, qu’importe où le commercial soit !

Chez Soeman, nous avons poussé se concept au paroxysme en permettant l’accès à la fiche client hors ligne !

Ensuite, si le pipe est suffisamment avancé, vous pourrez consulter les besoins du clients définis lors d’un précédent rendez-vous grâce à la fonction de compte-rendu. Il vous sera également aisé de reprendre le fil de votre négociation grâce au stockage des données relatives aux propositions d’offre, aux affaires conclues, aux factures éditées et aux emails échangés !

Enfin, le CRM offre diverses fonctions annexes facilitant le travail du terrains de commerciaux. On peut citer pour l’exemple la conception de tournées stratégiques grâce à un système de géo traçage des profils clients. Il est également possible d’assurer un suivi des résultats des opérations marketing orchestrées par vos équipes commerciales !

La Transformation agile au service de la qualité : le SMQ

Outil essentiel de la transformation agile des entreprises le SMQ a pour vocation de contrôler la Supply Chain. Ainsi il est en mesure d’anticiper une partie des besoins du client en termes de qualité.

Pour ceux qui l’ignorerait le Système de management de la qualité a pour vocation de contrôler les incidents survenus auprès des clients et des fournisseurs. Il assure un suivi des échanges et des réparations opérées auprès des différents acteurs. Le SMQ peut également servir de « guide » pour les normes et bonnes pratiques qualité incluses dans les processus internes de l’entreprise. Enfin, il peut aussi servir à réaliser des enquêtes de satisfaction ou des audits.

La démarche qualité est un essentiel de l’entreprise agile. Cette dernière doit avoir un regard posé sur l’intégralité de son processus, du fournisseur initial jusqu’au client final. La collaboration entre les différentes équipes, voir structures doit être construite sur la base d’un système qualité aux limites définies.

A première vue, on est en droit de se demander comment le SMQ favorise-t-il l’agilité des entreprises. Pourtant, ses vertus sont multiples :

Dans un premier temps, le SMQ sert de base de données afin de conserver les documents relatifs aux engagement qualité de l’entreprise et de ses fournisseurs. Il assure un accès en temps réel à la consultation. De plus, il se révèle très utile lorsque de nouveaux salariés ou partenaires intègrent l’entreprise ou le projet corrélé. De plus, dans sa recherche d’amélioration continue, les nouvelles normes acquises (ISO, RSE, Certifications) pourront être ajoutées dans le SMQ puis consultées en temps réel.

Ensuite, le SMQ favorise l’agilité en construisant une relation structurée avec les acteurs internes et externes à l’entreprise. Cela passe notamment par la construction des formulaires de réclamations.

Au lieu de perdre du temps en appels répétés et en recherche de solutions désespérées, les formulaires apportent une réponse agile aux réclamations. De même, si le membre s’occupant de la réparation client est amené à changer, il dispose de toutes les informations afin de poursuivre la démarche dans les meilleures conditions !

La forme structurée des formulaires permet facilement aux équipes d’assistance de définir la nature du problème en se basant sur des critères précis. Cet outil met également l’accent sur le niveau d’importance de l’accident et sur la nécessité temporelle pour le résoudre.

Cela permet d’apporter une réponse en conséquence de la part des équipes. L’objectif de cet outil digital reste d’apporter une réparation rapide et pertinente !

Conclusion : les solutions digitales sont-elles le propre de la transformation agile d’une entreprise ?

A travers cet article, nous avons démontré qu’il est complexe pour une entreprise d’acquérir une dimension agile sans exploiter les solutions digitales. Le planning partagé met l’accent sur la collaboration projet et l’intégration des équipes dans un processus complexe. Le CRM assure une relation inter-commerciaux optimisée dans la gestion du pipe de l’entreprise. Enfin, le SMQ permet à l’entreprise de contrôler sa Supply Chain et d’optimiser les relations qu’elle entretient avec les acteurs gravitant autour de son activité : les fournisseurs et les clients.

Il existe encore bien d’autres solutions digitales pour assurer l’agilité d’une entreprise : à titre d’exemple, nous pouvons citer le SIRH pour optimiser la gestion des effectifs et des carrières. De même, les outils de management stratégique BI permettent d’analyser les résultats par périodes et même de faire du prévisionnel ! Mais tout ça, ce sera pour un prochain article …

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