Dans les entreprises de plus de deux personnes, c’est-à-dire la grande majorité des entreprises, l’échange est forcément nécessaire entre les collaborateurs. Avant le développement d’internet et des nouvelles technologies, la collaboration en entreprise s’effectuait directement à l’oral ! Il y avait ainsi une perte de temps dans la transmission d’informations entre plusieurs personnes. Avec le développement d’internet, de nombreux outils collaboratifs ont émergé permettant un gain de temps conséquent. Ici, le terme outil collaboratif peut être entendu comme une solution accessible permettant à ceux qui l’utilisent de partager de l’information et de la donnée de manière instantanée.

Ces outils se limitaient souvent aux mails avant les années 2010. Cependant, l’émergence de Google Drive, Teams, et d’autres outils collaboratifs pour renforcer l’efficacité commerciale ou les ressources humaines d’une entreprise a donné une dimension tout autre à la collaboration. Aujourd’hui il est possible de travailler avec n’importe qui, n’importe où. La démocratisation du télétravail, a accentué le développement des outils de collaboration numérique et la dispersion des équipes. Ces dernières années, le besoin de collaboration s’est ainsi d’autant plus confirmé.

Mais quels outils il y a-t-il à disposition aujourd’hui ? Lesquels choisir pour optimiser la collaboration ? Comment les mettre en place au sein de ses équipes ?  Autant de questions qui seront traitées successivement dans cet article.

Quelques types d’outils collaboratifs

Ici on vous partage une liste non-exhaustive des grandes catégories d’outils collaboratifs. Elles sont aussi illustrées avec quelques exemples de logiciels ou applications qui disposent de ces fonctionnalités. On vous laisse les découvrir…

Les calendriers partagés

Ces agendas partagés permettent aux utilisateurs d’informer de leurs disponibilités/ créneaux de travail et plus globalement de leurs emplois du temps. Cela permet à chaque collaborateur de mieux organiser son temps mais aussi de trouver des créneaux communs beaucoup plus facilement.

Les exemples : Google Agenda, Framagenda, le calendrier partagé de l’Outlook Agenda ou encore Doodle !

Et sur SOeMAN ? Vous avez aussi accès à un agenda partagé directement connecté à votre agenda outlook!

Les gestionnaires de tâches partagées

Lorsqu’un projet est en cours il est important de distinguer les différentes tâches devant être réalisées pour atteindre sa réalisation. De ce fait, un outil de gestion des tâches est impératif en entreprise. Il permet d’améliorer l’efficacité et l’organisation dans la réalisation du projet. Le gestionnaire de tâches partagés permet d’éviter de refaire des tâches déjà exécutées. Cela est donc utile pour maximiser la productivité dans la réalisation d’un projet.

Quelques exemples de gestionnaires de tâches : Monday, Trello, Asana… ou encore les rétroplannings sur Excel !

Et sur SOeMAN ? Dans la partie gestion de projet, vous pouvez accéder à plusieurs outils vous permettant de mieux vous organiser (notamment le diagramme de GANTT et la Courbe en S dont on vous a déjà parlé sur LinkedIn) ! Vous pouvez aussi assigner des tâches à vos collaborateurs et visualiser celles de vos équipes !

Les plateformes de partage de fichiers

Partager des fichiers sur ces plateformes permet évidemment d’accéder aux documents de l’ensemble des collaborateurs en fonction de vos droits. Par ailleurs, ces plateformes sont aussi source de stockage. Ainsi, elles disposent souvent d’une capacité de stockage impressionnante permettant de limiter l’achat des disques durs !

Quelques plateformes de partage de documents : Google drive, One drive, Icloud…

Et sur SOeMAN ? Vous pouvez charger et partager des documents et les assigner aux contacts, dossiers, affaires ou projet de votre choix !

Les outils organisateurs de réunions à distance

Les outils collaboratifs écrit sont très efficaces pour communiquer. Cependant, l’oral est souvent source de meilleure compréhension et permet aussi un lien plus direct ! C’est pour cela que les réunions sont essentielles pour la vie de l’entreprise. Elles permettent effectivement de tenir l’ensemble des salariés aux courant, de partager des nouveautés et donc d’améliorer la collaboration. Pourtant organiser des réunions est souvent compliqué et source d’incompréhension. Les outils organisateurs de réunions permettent à tous d’accéder facilement aux réunions peu importe le lieu de chacun !

Quelques exemples :  Teams, Skype, Zoom, Livestorm…

Et sur SOeMAN ? Vous pouvez directement planifier vos réunions et en informer vos collaborateurs instantanément ! En créant une réunion, vous pourrez directement choisir si elle se tient en physique ou en visio-conférence avec la création d’un lien.

Quels outils choisir pour qui?

Aujourd’hui il est nécessaire de centraliser les informations dans l’entreprise afin d’améliorer la communication interne entre vos collaborateurs. Il convient donc de choisir les outils qui conviennent le mieux à votre méthode de fonctionnement.

Ainsi il convient de regarder les fonctionnalités disponibles, la simplicité d’utilisation, un accès ergonomique à l’outil sur vos différents postes de travail (ordinateurs fixe, portable et téléphone mobile), et aussi la possibilité de relier vos plateformes entre elles.

Concernant les fonctionnalités disponibles…

Les fonctionnalités dont vous avez besoin sont susceptibles d’évoluer dans le temps.

Il faut alors investir dans des outils qui possèdent des fonctionnalités plus nombreuses que celles dont vous avez besoin actuellement.

SOeMAN est configurée dans le but de coller à votre fonctionnement interne. La mise à jour régulière de la plateforme permet d’avoir une solution évoluant au rythme de votre façon de travailler. De plus, les équipes SOeMAN sont disponibles pour traiter les demandes d’évolution et accompagner vos équipes dans la conduite du changement.

Concernant la simplicité d’utilisation et l’ergonomie de l’outil…

Il est important que la plateforme soit intuitive et qu’en quelques formations les collaborateurs comprennent réellement l’outil. Certaines plateformes sont tellement intuitives qu’il n’y a pas besoin de formations (google drive, outlook…). Cependant pour accéder à la fois des fonctionnalités riches et à une facilité d’utilisation, avoir des formations ou des démos est impératif.

Pour accentuer cette facilité, l’accès à l’outils sur vos différents appareils et logiciels et essentiel ! Ainsi, les outils que vous choisissez doivent être accessibles sur vos téléphones. Petite mise en situation : vous venez d’effectuer une tâche de votre liste de tâches à faire et vous devez informer vos collaborateurs. Si cette tâche est la réalisation d’un rendez vous clients, pouvoir remplir directement la réalisation de votre action sur téléphone est beaucoup plus pratique : pas très motivant de sortir son ordinateur pour remplir sa to-do liste !

Sur SOeMAN vous pouvez suivre l’avancement de vos affaires, de vos actions et de votre agenda directement sur mobile. En fait, vous pouvez accéder aux mêmes fonctionnalités sur ordinateur que sur mobile !

La nécessité de relier ses plateformes…

Par ailleurs, relier vos agendas partagés, vos planificateurs de réunions et vos outils de partage de document est très fortement recommandé ! Accéder sur une seule application à l’intégralité de vos informations est un gain de temps considérable face à un système où vous avez différentes applications non connectées entre elles.

Et justement, regrouper sur une unique plateforme six applications c’est la force de SOeMAN !

Comment les mettre en place ?

En ce qui concerne les plateformes collaboratives ou les outils digitaux, il est logique d’appréhender la résistance aux changements des collaborateurs de vos équipes. Il convient alors de communiquer le plus clairement possible sur la mise en place de ces outils.

Il faut ainsi que chaque collaborateur se sentent impliqués et comprennent la nécessité et les bénéfices de l’outil ou des outils choisis.

Comment faire ? Impliquez au maximum les collaborateurs dans les réunions de mise en place de la solution.

Chez SOeMAN vous pouvez demander une démo personnalisée afin de vous projeter dans la solution. Pour nous la résistance au changement n’est pas un frein : avec plus de 15ans d’expérience, nous savons comment faire appréciez la digitalisation. SOeMAN c’est une solution pour digitaliser votre PME, et c’est aussi une équipe à l’écoute pour vous accompagner.

Par ailleurs, pour digitaliser son entreprise et faire accepter ces outils il faut aussi créer une culture autour du digital !

En bref : la meilleure façon de mettre en place des outils collaboratifs, c’est d’impliquer ses équipes dès les premières réunions. Pour avoir un outil performant, il doit être adopté par vos collaborateurs. Ainsi ils devront être convaincu que cet outil va leur faciliter le quotidien.

En conclusion:

Les outils collaboratifs sont un impératif aujourd’hui. C’est pourquoi il ne s’agit plus de décider si on les utilise en entreprise mais de savoir quels outils utiliser pour son entreprise. Ainsi, le fait investir dans une multitude de micro-services avec abonnement constitue souvent une charge bien plus importante à long terme. Pour les PME/ ETI une interface unique qui regroupe les données de chaque service est souvent un investissement plus rentable. Avec SOeMAN, au contraire vous investissez une fois dès le départ et vous accéder à un outil à haut ROI. On a pensé SOeMAN dès sa création comme un outil centralisé. Il convient ainsi de choisir un outil qui vous fera gagner du temps dans le partage d’information. Une fois le bon outil choisis, il faudra aussi le faire apprécier à ses équipes, c’est pour cela que sa valeur et sa facilité d’utilisation soient facilement démontrable.