Comment gérer sa transformation digitale dans une PME en tant que directeur général ?

Diriger une entreprise, c’est être à la tête d’une entité, d’une équipe et de son avenir ! Le rôle du DG est essentiel au sein de l’entreprise. 

Le DG se doit d’avoir certaines qualités et de s’assurer de maintenir le cap de son entreprise.  Ainsi, en tant que DG vous êtes peut-être confronté à un certain nombre de problèmes limitant votre prise de décision… Or, quand on souhaite moderniser son entreprise et réaliser sa transition numérique : le DG est d’autant plus essentiel !

C’est pourquoi, on a décidé de se mettre dans la peau d’un directeur général, d’analyser ses problèmes, et enfin d’y répondre… On vous laisse suivre l’histoire d’Olivier ! 

I. Le profil type du directeur général

Olivier est directeur général d’une PME de 85 personnes qui fait un CA annuel de 15 millions d’euros. Il a 46 ans et après une formation d’ingénieur, son leadership lui a permis de gagner en responsabilités jusqu’à devenir directeur général de sa PME. 

Curieux, résistant au stress, résilient et possédant une grande capacité d’adaptation, il est très attentif au développement de son entreprise !  

Ses missions au quotidien et ses objectifs sont les suivantes :

• Gérer les priorités selon les imputs,
• Rester au contact avec les clients
• Prendre des décisions maitrisées et raisonnées en fonction des informations clefs dont il dispose
• Maitriser la feuille de route en la connectant à la stratégie de l’entreprise
• Rester focus sur les enjeux du business
• Équilibrer le temps sur les sujets stratégiques et opérationnels, faire performer et durer sa PME ! 

Au quotidien, quelle est la journée d’Olivier ?   

Chaque jour il arrive au bureau vers 8h : il prend connaissance de ses mails, il gère le traitement des pièces jointes et des diffusions inutiles.  

Il prend ensuite connaissance des notes de synthèses retraçant les actions menées sur les clients. Il identifie aussi les informations essentielles du pipe et des affaires. Cela se fait par le suivi des KPI et par la production de notes de synthèse sur chaque objectif. Cela lui permet d’actualiser son plan d’action et d’adopter un pilotage sur mesure pour atteindre ses objectifs. 

Vers 9h, il continu la prise de connaissance en temps réel des nouvelles réclamations et il élabore des diagnostics : il va pouvoir retranscrire aux autres directeurs et à leurs équipes des problèmes et les challenger pour un suivi rapide et efficace. 

10h : Il établit le suivi des dossiers en cours et traite les non-conformités.  

11h : Olivier a une réunion avec les responsables des différentes équipes, au programme: suivi des problèmes, transmission des informations, identification des réponses, et mises à jour des décisions vis-à-vis des clients. 

13h30 : L’après-midi il enchaine avec une autre réunion sur une thématique particulière. Il se prépare donc et en amont et établit la revue du plan d’action déterminé lors des réunion précédente. Il établit aussi la visualisation des indicateurs et, enfin, il prend connaissance des informations nécessaires à chacun des participants. 

14h : La réunion se déroule. Son bon déroulé implique la participation active d’Olivier. Il s’agit aussi de mettre en œuvre un plan précis, et d’élaborer une prise de décision rapide et éclairée. La réunion commence par l’annonce de l’ordre du jour. Par la suite, il s’agit de prendre des notes, d’établir un plan d’action futur et de planifier une nouvelle réunion

16h-18h : Olivier s’adonne à la réalisation d’un audit : saisie d’informations nécessaires, définition des critères spécifiques d’audit, saisie de l’audit, détermination de plan d’action et synthèse de l’audit. 

Pilotage des équipes, suivi des ventes : établissement des plans, réponses aux questions et suivi des mails. 

En tant que DG, il doit donc superviser le capital humain, économique et physique de l’entreprise. Pourtant durant ces étapes le DG est soumis à des pertes de temps. Certaines d’activités qui ne font pas vraiment progresser l’entreprise. Le traitement des mails, la recherche d’informations et de documentation, la formalisation du reporting, le suivi des informations clients constituent des tâches subsidiaires qui lui font perdre du temps et de l’argent. Autant d’obstacles qui nuisent à sa performance. C’est pourquoi Olivier souhaite que l’entreprise se digitalise… 

II. Les problèmes auxquels est confronté le DG… (sans Soeman Group)

Olivier a de nombreuses tâches et perd du temps à retrouver les informations essentielles pour prendre des décisions. Il n’a pas accès à l’ensemble des informations des équipes de son entreprise dans un endroit centralisé. Olivier n’a qu’un accès morcelé aux informations disponibles de l’entreprise sur des fichiers Excel dispersés. Il manque d’une vision directe et globale de la performance de son entreprise. Aussi il n’a pas assez de données précises pour prendre les décisions les plus optimales.  

Ainsi, il ne peut pas suivre ses relations clients, son cycle d’affaire, ni l’avancement de ses projets de manière fiable.  

A chaque investissement il doit aussi s’assurer du ROI ! Par ailleurs, à chaque décision il est tenu pour responsable. Les résistances aux changements font donc parties des obstacles qu’il affronte à chaque évolution de son entreprise. 

Olivier a pensé à investir dans une solution CRM mais n’est pas convaincu du ROI de ces éventuels investissement. Ainsi il se méfie des solutions digitales et n’a pas le temps ni les ressources pour leurs mises en place. Pourtant il souhaiterait réellement passer l’entreprise au numérique. Cependant, il ne peut pas s’assurer de la facilité d’une solution toute faite. Il ne souhaite pas générer de tension ou de stress au sein de ses équipes. 

En sortant de la fiction, on peut notamment relever le témoignage d’Alain Roulon, Directeur Général du groupe ACE…:

« Une des plus grandes difficultés de notre entreprise est comme beaucoup, la résistance au changement.

Notre réflexion a été de construire notre système en réfléchissant à nos collaborateurs et à leurs besoins. ». 

Mais alors comment résoudre les problèmes du DG et l’accompagner dans la conduite du changement ? 

III. Aider le DG dans la conduite du changement numérique… 

Quels enjeux pour Olivier dans son métier ?

Faire progresser son entreprise en lui donnant une vision globale des équipes de l’entreprise. Cependant, pour ne pas créer des comportements de résistance aux changements, un accompagnement dans la conduite du changement est nécessaire.

Olivier doit investir dans une solution CRM : gain de temps, et retour sur investissement ; l’efficacité des CRM est prouvée en termes de budget !  

La mise en place d’une solution collaborative peut être problématique. Ainsi, Olivier appréhende la résistance aux changements de ses employés et collaborateurs et est relativement méfiant des solutions du numérique. 

Comment faire pour aider le DG au quotidien ? 

Il s’agit d’investir dans un outil collaboratif qui ne se résume pas à l’achat d’une plateforme : 

Les collaborateurs assignés, doivent d’abord pouvoir accéder en temps réel aux données clefs de pilotage, à celles de performance, à celles du contrôle de l’activité ! Et ce n’est pas tout… Ils doivent pouvoir centraliser leurs outils de gestion de relation clients mais aussi ceux de pilotage stratégique, de ressources humaines, de mise en place de projets, des gestions des imprévus ! Ainsi, il convient d’avoir un outil qui centralise plusieurs modules en un seul. 

Par ailleurs, pour limiter les résistances aux changements il convient d’avoir un accompagnement à tous les niveaux : des formations de qualités, des équipes présentes au quotidien, une expertise, la possibilité d’évoluer…  

Et c’est pour cela que SOeMAN est sans doute une des meilleures solutions pour le DG 😉  

On vous laisse la suite du témoignage d’Alain Roulon pour vous prouver cela : 

« L’outil SOeMAN nous permet de simplifier notre organisation de travail, met à disposition de manière structurée les informations nécessaires à chacun. La collaboration devient alors efficace. Les tableaux de bord se construisent en dynamique. » 

Et comment procède-t-on chez SOeMAN Group ? On vous laisse lire cette infographie ! 

CONCLUSION : 

Si vous êtes un Directeur Général, que votre transition numérique est freinée par des vieilles pratiques ou par des mauvaises habitudes et si vous vous reconnaissez dans les problèmes énumérés plus haut, SOeMAN Group pourra vous apporter une solution innovante et qui répond à vos besoins grâce à une équipe à taille humaine et pleine d’expertise !